La phase contentieuse de l'assignation en recouvrement de charges de copropriété
A – L’assignation en recouvrement de charges
Si le copropriétaire débiteur ne réagit pas à l’envoi des mises en demeure et que le conciliateur saisi, dans les dossiers inférieurs à 5000 €, ne convoque pas les parties dans les trois mois de sa saisine, le syndicat des copropriétaires assigne le copropriétaire débiteur devant la juridiction du lieu de l’immeuble afin d’obtenir un titre exécutoire.
Pour préparer l’assignation, nous demandons les pièces suivantes :
– un décompte actualisé sans reprise de solde ou à compter de la date d’arrêté des charges fixée dans un précédent jugement
– les extraits du grand livre en cas de reprise de solde d’un ancien syndic
– le ou les jugements antérieurs et les procès-verbaux de signification desdits jugements
– les appels de fonds et répartitions des charges correspondant à la période de l’impayé
– les copies procès-verbaux des assemblées générales paraphés et signés, votant les budgets prévisionnels des périodes couvrant les impayés, votant les travaux, approuvant les comptes charges et travaux,
– les attestations de non-recours signées des assemblées générales
– le règlement de copropriété et ses modificatifs éventuels, pour justifier la clause de solidarité en cas de copropriétaires débiteurs indivis, pour vérifier la concordance des tantièmes en cas de discordance entre la matrice et les appels de fonds
– les contrats de syndic pour la période afférentes aux frais réclamés
– les copies des mises en demeure adressées par le syndic et des accusés de réception
– les copies des éventuelles lettres de relance adressées par le syndic
– la copie de l’éventuelle sommation de payer
– les factures des frais de recouvrement : transmission dossier à huissier, constitution de dossier transmis à avocat, suivi procédure contentieux
En cas de reprise de solde d’un ancien syndic, BERGER AVOCATS & ASSOCIES, doté d’un pôle spécialisé en recouvrement de charges demande systématiquement les appels de fonds ainsi que les procès-verbaux des assemblées couvrant cette reprise de solde.
Le syndic en exercice doit donc demander les justificatifs de la reprise de solde auprès de l’ancien syndic.
Beaucoup de syndics en exercice ne parviennent pas à obtenir les appels de fonds de l’ancien syndic qui déclare ne plus les avoir, ou qui ne donne pas suite aux réclamations.
Ce défaut de transmission des appels de fonds ne doit pas être une source d’inquiétude pour les syndics car les appels de fonds ne sont pas une condition d’exigibilité des charges, selon une jurisprudence constante de la Cour de Cassation.
L’arrêt rendu par la Cour de cassation le 8 mars 2018 indique que l’exigibilité d’une créance en matière de charge de copropriété ne dépend pas de la communication de l’appel de fonds « lequel n’est que le rappel de la date d’exigibilité telle que fixée par la loi ou l’assemblée ».
Ou encore, Cass. 3e civ., 3 déc. 2020, n° 19-20.666.
Parce que nous sommes spécialisés en droit du recouvrement de charges de copropriété, BERGER AVOCATS & ASSOCIES assure une importance égale à la justification des charges et des frais de recouvrement.
Il est donc essentiel de justifier tous les frais visés dans les décomptes de charges en produisant les copies des mises en demeure et les accusés de réception ainsi que les lettres de relance. Sans production de l’accusé de réception, les sommes réclamées au titre des mises en demeure seront rejetées.
Une fois que nous avons toutes les pièces justifiant la créance du syndicat, l’assignation peut être délivrée, puis placée auprès du tribunal.
Dans les procédures orales, nous procédons aux placements par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, pour justifier la saisine de la juridiction.
Dans les procédures écrites, le placement se fait par RPVA.
B- L’audience de plaidoiries
– Procédure orale (≤ 10 000 €)
Une semaine avant l’audience des plaidoiries, un mail est adressé à la personne en charge du contentieux, pour demander les pièces suivantes :
– un décompte actualisé à compter de la date d’arrêté des charges dans l’assignation
– les appels de fonds émis postérieurement à la date d’arrêté des charges dans l’assignation
– les factures de frais de recouvrement postérieures à la date d’arrêté du décompte visé dans l’assignation
– l’éventuel procès-verbal de l’assemblée générale postérieur à l’assignation
– l’éventuel contrat de syndic postérieur à l’assignation
Voici les cas de figure les plus fréquents :
1 – Le débiteur est absent, non représenté et n’a effectué aucun règlement
Une cote « actualisation » est préparée dans laquelle sont insérées les pièces ci-dessus.
Le dossier est plaidé conformément aux termes de l’assignation.
Compte tenu de l’absence du débiteur, nous ne pouvons pas actualiser la créance.
2- Le débiteur est absent, non représenté et a effectué un ou plusieurs règlements
Il faut préparer des conclusions actualisant la créance et les avoir signifiés avant l’audience.
Attention, certaines juridictions exigent que cette signification soient effectuées au moins 15 jours à l’avance bien que ce délai de 15 jours n’est prévue que pour l’assignation. C’est le cas notamment à Paris.
A défaut, le Tribunal va ôter les paiements et les imputer sur les sommes visées dans l’assignation mais aucune actualisation ne pourra avoir lieu à l’audience en l’absence du défendeur.
Il est donc dans l’intérêt du syndicat que des conclusions actualisant la créance du syndicat soient signifiées au défendeur car elles permettent de prendre en compte les paiements effectués et les appels de fonds postérieurs à la date arrêté des charges dans l’assignation.
3- Le débiteur est présent
Nous actualisons la créance du syndicat à l’audience en nous reportant à la cote « actualisation » insérée dans le dossier de plaidoiries.
Un exemplaire des pièces insérées dans la cote « actualisation » est remis à l’audience au défendeur.
4 – Le débiteur est représenté par un avocat
Des conclusions actualisant la créance et répliquant aux moyens soulevés par le défendeur, sont préparées et adressées au conseil du copropriétaire débiteur avant l’audience.
5 – Le mandat du syndic a expiré le jour de l’audience
Le syndicat des copropriétaires doit justifier, au plus tard le jour des plaidoiries, qu’il est représenté par un syndic en exercice.
Il est fréquent qu’entre la délivrance de l’assignation et le jour des plaidoiries, une assemblée générale se tienne et renouvelle le mandat du syndic.
Dans cette hypothèse, nous préparerons des conclusions actualisant la créance du syndicat en incluant le dernier procès-verbal de l’assemblée générale pour justifier le mandat en cours du syndic.
Si le débiteur n’est pas assisté par un avocat, les conclusions lui seront signifiées par un commissaire de justice.
Procédure écrite (> 10 000 €)
– Le défendeur n’a pas constitué avocat
Avant la clôture, nous vérifions que le mandat du syndic est toujours en cours.
Si au jour de la clôture, le mandat du syndic est toujours en cours, nous demandons au Tribunal de prononcer la clôture et de fixer la date des plaidoiries.
A Paris et Versailles, les dates de clôture et de plaidoiries n’ont pas lieu le même jour.
Si au jour de la clôture, le mandat du syndic est expiré, un mail est adressé à la personne en charge du contentieux de recouvrement, pour demander les pièces suivantes :
– un décompte actualisé à compter de la date d’arrêté des charges dans l’assignation
– les appels de fonds émis postérieurement à la date d’arrêté des charges dans l’assignation
– les factures de frais de recouvrement postérieures à la date d’arrêté du décompte visé dans l’assignation
– les éventuels procès-verbal de l’assemblée générale et contrat de syndic postérieurs à l’assignation
A réception des pièces, des conclusions actualisant la créance du syndicat et incluant le dernier procès-verbal de l’assemblée générale approuvant les comptes et renouvelant du syndic sont rédigées et signifiées au défendeur.
Les conclusions sont transmises par RPVA au Tribunal.
Le procès-verbal de signification des conclusions est également transmis par RPVA au Tribunal, à réception.
– Le défendeur a constitué avocat
Des conclusions actualisant la créance et répliquant aux moyens soulevés par le défendeur, sont préparées et notifiées au conseil du copropriétaire débiteur par RPVA
C- Le jugement
A réception du jugement, un compte-rendu est adressé au syndic.
Dans ce compte-rendu, il est repris les termes du jugement et il est dressé un tableau des écritures à passer au débit et au crédit par le syndic en exécution de la décision rendue.
Tous les jugements reçus sont signifiés, sauf cas particulier.
!!! ATTENTION : EN CAS DE CHANGEMENT DE SYNDIC ENTRE LA CLOTURE DES DEBATS ET LA RECEPTION DU JUGEMENT, LE PV DE SIGNIFICATION DOIT ETRE DRESSE A LA REQUETE DU SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES REPRESENTE PAR SON NOUVEAU SYNDIC !!!
Dans le compte-rendu, il est systématiquement demandé au syndic ses instructions sur l’exécution forcée du jugement et sur l’inscription de l’hypothèque légale attachée à un jugement de condamnation (c’est-à-dire l’hypothèque judiciaire, selon la dénomination antérieure à la réforme du droit des sûretés du 15.09.2021)
Il est essentiel d’inscrire l’hypothèque légale attachée au jugement de condamnation (ou hypothèque judiciaire) même si une hypothèque légale a été inscrite à la suite d’une mise en demeure ou à la délivrance de l’assignation, pour prendre rang pour les frais de recouvrement, dommages et intérêts, article 700 du code de procédure civile et dépens. A défaut, en cas de vente, ces postes là entreront dans la catégorie de créances chirographaires.
Si le syndic souhaite que nous procédions à l’exécution forcée et à l’inscription de l’hypothèque attachée au jugement de condamnation, il doit adresser à l’avocat un décompte actualisé à compter de la date arrêté des charges dans le jugement de condamnation.
Nous assurerons avec le commissaire de justice mandaté le suivi de l’exécution du jugement de sorte que le syndic soit systématiquement informé des diligences réalisées, des sommes saisis et du délai de recouvrement de ces dernières.